Koniec roku, a obowiązek sporządzenia inwentaryzacji

Nieuchronnie zbliżamy się do końca roku, a co za tym idzie do przeprowadzenia inwentaryzacji na 31.12.2023r.  Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości inwentaryzacją objęte są składniki majątku takie jak: środki pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji.

 

Zgodnie z artykułem 26 Ustawy o rachunkowości inwentaryzację sporządzaną metodą spisu z natury przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego. Spisem z natury na 31.12.2023 należy objąć środki pieniężne (z  wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, produkty w toku produkcji, produkty gotowe, towary i materiały.

W przypadku pozostałych aktywów spis z natury można przeprowadzić nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu powinno nastąpić przez  dopisanie lub odpisanie stany stwierdzonego drogą spisu z natury- przychodów i rozchodów (zwiększenia lub zmniejszenia), jakie nastąpiły między datą spisu,

a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający  z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym.

 

Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

 

Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania oraz odpowiednie ich rozliczenie.

Rzeczywisty stan aktywów i pasywów - zgodnie z ustawą o rachunkowości - ustala się poprzez:

1) sporządzenie spisów z natury stanu rzeczowych i pieniężnych składników aktywów,

2) uzgodnienie sald środków pieniężnych z bankami (zwłaszcza stanów środków na rachunkach bankowych, stanów lokat, kredytów itp.), a także należności od odbiorców,

3) porównanie danych o stanach wynikających z ksiąg rachunkowych, z danymi wynikającymi z odpowiednich dokumentów, ich analizy oraz weryfikacji.

Należy zauważyć, że jednostki nie mają swobody wyboru metody przeprowadzania inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości określa metody przeprowadzania inwentaryzacji z przypisaniem do nich konkretnych składników aktywów i pasywów.

 

Inwentaryzacja w podmiotach prowadzących księgowość uproszczoną:

 

Spis z natury dotyczy również podmiotów prowadzących działalność w formie uproszczonej, czyli będąc opodatkowanym ryczałtem, na zasadach ogólnych lub podatku liniowym.  Obowiązku tego nie mogą pominąć podatnicy, którzy nie prowadzą działalności handlowej, produkcyjnej lub nie posiadają środków trwałych. Na każdym podatniku spoczywa obowiązek sporządzenia tego typu spisu, jednakże, w sytuacji gdy podatnik nie posiada tego typu aktywów spis będzie „zerowy”.

Spis z natury należy przeprowadzić na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcie działalności w ciągu roku podatkowego, na dzień zmiany wspólnika w spółkach osobowych (cywilna, jawna)oraz zmiany proporcji jego udziałów lub likwidacji działalności- bez względu na rodzaj prowadzonej działalności.

Nie istotne jest również kiedy rozpoczynacie Państwo prowadzenie działalności, co oznacza, że rozpoczynając ją w grudniu należy sporządzić dwa spisy z natury- jednej w dniu rozpoczęcia działalności oraz drugi na 31 grudnia- czyli zawsze na ostatni dzień roku podatkowego, przy czym czymś innym jest dzień sporządzenia spisu, a czyś innym dzień, na jaki spis jest sporządzany i mogą się one różnić.

Spis z natury musi zostać wpisany do ksiąg według poszczególnych jego składników, lub w jednej pozycji, jeśli na podstawie sporządzonego spisu zostało opracowane szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie to przechowuje się łącznie z księgą. Wpisanie do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie następuje w poszczególne kolumny, lecz jako odrębna pozycja KPIR zarówno na 31 grudnia, oraz 1 stycznia.

Wycena spisu z natury powinna odzwierciedlać stan faktyczny, czyli powinna zawierać tylko rzeczywistą ilość towarów, produktów, etc. na stanie w cenach dokonanych zakupów.

Warto również zwrócić uwagę, ze jeśli w firmie znajdują się towary obce to również należy ująć je w spisie, w rzeczywistej ilości, jednakże nie muszą zostać wycenione- ważne jest, aby wówczas spis zawierał informację o tym czyją są własnością.

Warto zwrócić uwagę, że w przypadku firm produkcyjnych spis z natury obejmuje wyłącznie towary handlowe, materiały ( surowce ) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki, odpady.

 

Spis z natury powinien zawierać poniższe informacje:

-nazwę firmy,

-datę sporządzenia spisu,

-numer kolejny pozycji arkusz spisu z natury,

-szczegółowe określenie towarów i innych składników,

-jednostkę miary,

-ilość stwierdzoną w trakcie spisu,

-cenę w polskiej walucie za jednostkę miary,

-wartość wynikającą z przemnożenia ilości przez cenę jednostkową danej pozycji spisu,

-łączną wartość spisu z natury,

-klauzulę „Spis zakończono na pozycji….”,

-podpis osób sporządzających spis,

-podpis właściciela/wspólników.

 

Spis z natury powinien zostać sporządzony w sposób staranny i trwały. Po jego sporządzeniu należy dokonać wyceny.

Towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze wyceniane są według cen zakupu, półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wyceniane są na podstawie kosztów ich wytworzenia, a odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły wartość użytkową, według wartości wynikającej  z oszacowania uwzgledniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

 Wyceny remanentu należy dokonać maksymalnie do 14 dni od jego sporządzenia, czyli w przypadku spisu na 31 grudnia, do maksymalnie 14 stycznia. Wartość remanentu na początek i na koniec roku ma wpływ na roczne deklaracje w podatku dochodowym oraz wartość podatku do zapłaty za dany rok.